DocuWare5

Система управления документами DocuWare 5 – это программное обеспечение для интегрированного управления документами, соответствующее последним достижениям. Данная система выполняет автоматическую обработку документов любого типа вне зависимости от их источника. Кроме того, процедуры внутреннего контроля помогут вам соответствовать требованиям аудита, а также техническим требованиям. DocuWare 5 осуществляет импортирование и классификацию документов, добавляет полнотекстовый индекс и выполняет подготовку для последующей обработки.
Дополнительные функции оперативного учета гарантируют, что все обращения к данным находятся под контролем, подлежат регистрации и являются безопасными. Усовершенствованная при помощи набора функций автоматизации документооборота,  функций управления  Web-контентом и универсальной интеграции, система  DocuWare 5 обеспечивает мощные функциональные возможности для Управления Информационными Ресурсами Предприятия (ECM).   
DocuWare 5 гарантирует удобство и безопасность. Широкие возможности интеграции и оптимальная степень безопасности, обеспечивает дальнейшее развитие системы DocuWare 5 как продукта, соответствующего вашим требованиям в долгосрочной перспективе.

1. Импортирование документов

Основной принцип работы DocuWare: сначала документы поступают в электронный лоток или корзину, где они объединяются и сортируются. Отсюда они сохраняются в файл-кабинеты. Файл-кабинет представляет собой хранилище, содержащее всю информацию, необходимую для осуществления доступа или контроля над документооборотом через сеть. DocuWare обладает мощными возможностями импортирования, которые могут быть автоматизированы при помощи множества опций. Таким образом, система гарантирует выполнение корректной записи всех типов документов в соответствии с их местом назначения.
   
Бумажные документы

Письма, первичные документы, журналы регистрации, выписки, расписки и другие бумажные документы импортируются при помощи большинства типов сканеров.

MS Office, CAD и другие типы файлов

Система DocuWare предлагает несколько методов импортирования файлов. Система DocuWare способна  осуществлять текущий контроль за любой папкой в файловой системе и импортировать недавно сохраненные файлы в данную папку, корзину или непосредственно в файл-кабинет. Вся файловая информация может быть использована для классификации и индексирования файлов. Данная информация может вводиться в автоматическом или ручном режиме и сохраняться вместе с файлами. DocuWare обладает специальным встраиваемым дополнительным инструментом для работы с приложениями Microsoft Office, которое перемещает документы непосредственно из Word, Excel или PowerPoint в корзины DocuWare или файл-кабинеты. Инструментарий DocuWare TOOLKIT выполняет удобную интеграцию ваших собственных функций сохранения. Все файлы импортируются в неизменном виде, с сохранением исходного формата. В качестве альтернативы, документы могут быть переведены в цифровой вид -  файл -  посредством функции TIFFMAKER. Печать из исходного приложения с использованием TIFFMAKER формирует из печатаемого потока данных точное и не допускающее изменений изображение в формате TIFF или PNG и сохраняет его в файл-кабинет DocuWare.

Управление системой отчетности предприятия

Система DocuWare может быть интегрирована в любое бизнес-решение посредством универсальных функций и интерфейсов. Служебные документы, такие как исходящие счета-фактуры, журналы, отчеты и другие документы, архивируются системой DocuWare полностью в автоматическом режиме. Данные распечатываемых файлов сохраняются в отдельные документы, в то время как индексная информация извлекается и сохраняется в файл-кабинет.

E-mail

Сообщения e-mail также могут без труда подлежать сохранению. DocuWare может выполнять сохранение электронных сообщений в отдельном хранилище или вместе с другими документами соответствующей тематики на основании общих критериев. DocuWare может импортировать сообщения из Microsoft Outlook и Exchange, а также, по выбору, из Lotus Notes/Domino.

2.Систематизированное и безопасное хранение

Открытый стандарт документов и индексных данных

Файлы документов записываются в файл-кабинеты либо в своем исходном формате, либо как изображения TIFF или PNG посредством драйвера печати TIFFMAKER, который входит в стандартную комплектацию DocuWare. Метафайл в формате XML сохраняется для каждого файла. Он хранит разметку, электронные штампы, подписи и копию индексных данных каждого документа. Основным хранилищем индексной информации является реляционная база данных, связанная с файлами документов. Таким образом, гарантируется, что все документы могут быть быстро извлечены и, при необходимости, дополнены полнотекстовым индексом.

Возможные системы хранения

Файл-кабинеты DocuWare хранят документы в течение их жизненного цикла: от момента импортирования или создания, на протяжении редактирования и обработки, до требований продолжительного хранения записи. Система поддерживает все основные технологии сохранения: простой жесткий диск и RAID системы, CD, DVD и WORM библиотеки, ассоциативное сохранение (CAS) и архитектура "сервер-хранилище данных".

Автономные файл-кабинеты

Все или отобранные документы файл-кабинета могут быть прочитаны с CD или DVD дисков без установки  DocuWare или программного обеспечения для отображения документов. 

3. Оперативный учет: контролируемое хранение и доступ

Система DocuWare обладает защитными механизмами для обеспечения внутреннего контроля и удовлетворения требований аудита, включая: AO, HIPAA, Basel II Sarbanes Oxley.

Сохранение документов из бизнес-приложений и доступ к ним

В случае необходимости, система DocuWare гарантирует доступ к информации всего периода. Кроме того, вы можете создать в DocuWare шаблоны для сохранения файла спулинга при автоматическом импортировании данных из бизнес-приложений с помощью функций COLD или TIFFMAKER Windows, и получения его в исходном формате в любое время.

Разработанные по индивидуальному заказу права доступа

Доступ к документам надежно защищен благодаря принципу детальной авторизации, состоящей из групп, ролей и профилей. Данный принцип обеспечивает сотрудникам, аудиторам, клиентам и поставщикам возможность видеть только те документы, которые соответствуют уровню их авторизации. Система регистрации позволяет удостоверять личность того, кто обращался и /или вносил изменения в документ и когда, даже спустя годы.

Электронная подпись

DocuWare предоставляет все формы электронной подписи: простые, расширенные, подписи специального назначения.

4. Поиск документов

Полнотекстовые поисковые запросы

Мощная функция полнотекстового поиска системы DocuWare может быть объединена со всеми поддерживаемыми системами баз данных. Дополнительно, выполняется извлечение текста из любого отсканированного документа. Совпадения текста выделяются цветом в программе просмотра DocuWare.

Специализированный поиск и параметры сохранения

Администраторы имеют право централизованно присваивать различные диалоги поиска или сохранения, а также списки результатов запроса одному или нескольким файл-кабинетам.

Интеграция в другие программы

Доступ к документам и их отображение в DocuWare может осуществляться непосредственно из других приложений.  DocuWare предлагает для этого ряд опций, включая модуль LINK, конфигурируемый посредством меню, набора средств для разработки программного обеспечения (SDK) для C, COM и .NET интерфейсов, интеграции браузера, и интерфейса SAP.

5. Редактирование документов

Система DocuWare предоставляет большой набор возможностей редактирования  документов.

Управление версиями документов

Документы, сохраненные в системе DocuWare, всегда могут быть отредактированы средствами той программы, в которой они создавались,. Когда документ находится в работе, возможность редакций в файл-кабинете для других пользователей заблокирована. Новая версия документа создается, когда документ перезаписывается в файл-кабинет. Предыдущие версии запоминаются для контроля и отслеживания результатов.

Разметка, комментарии и штампы

Есть возможность добавлять тестовые сноски и примечания, рукописные отметки, выделения текста маркером и штампы в документе практически любого формата. Сами документы остаются неизменными.
Все элементы вводятся как наложение и сохраняются отдельно. Штампы могут ставиться для блокировки и разблокировки документов, а также для интегрирования электронных подписей.

6. Автоматизация бизнес - процессов

Контроль над процессом

Документооборот контролируется посредством простого принятия или отклонения документа, представленного к штамповке или при помощи содержания штампа. Оттиск определенного штампа или ввод значения в текст штампа определяет следующий шаг документооборота. От этого зависит, кто теперь  должен получить данный документ.

Гибкие списки задач

Списки задач определяются модулем CONTENT-FOLDER. Списки обработки содержат все документы, на текущий момент ожидающие обработки определенным человеком. Списки контроля, предлагают просмотр, например, документов, ожидающих утверждения.

7. Удаленные и мобильные пользователи

Одно из самых важных преимуществ системы управления электронным документооборотом является доступность документов в режиме реального времени, вне зависимости от местонахождения. Посредством Web-Client возможен санкционированный доступ к файл-кабинетам и документам центрального хранилища через сеть Интернет из любой точки земного шара и с полными функциональными возможностями.

Синхронизация файл-кабинетов

В системе существует возможность синхронизации файл-кабинетов различного местоположения. Детально разработанная система правил определяет, какие документы в файл-кабинете в центральном хранилище  должны подвергаться синхронизации с файл-кабинетом подразделения. Этот процесс позволяет сотрудникам головного офиса и его отделения беспрепятственно работать с одними и теми же документами с минимальным временем ожидания ответа и без перегрузки линий проводной связи.

Работа в автономном режиме на переносном портативном компьютере

Сотрудники, занимающиеся продажами на местах, или инженеры, работающие на выезде, нуждаются во всей информации о своих клиентах, чтобы всегда обладать самой свежей информацией. Сообщения E-mail и другие документы, которые они сами создают, импортируются в файл-кабинет компьютера.   Затем, в ходе следующего цикла синхронизации, они автоматически перемещаются в офис, где становятся доступны для офисного персонала.

8. Конфигурация

Централизованное администрирование

Администрирование, от бесперебойности работы сервера до пользовательского администрирования, от администрирования файл-кабинетов до настройки рабочих процессов, полностью осуществляется посредством централизованного Администрирования  DocuWare (DocuWare Administration). Отсюда управляются даже модули сервера и удаленные пользователи.

Масштабируемость

Если у вас насчитывается большое количество пользователей, вы можете распределить серверные модули системы DocuWare на несколько компьютеров. Распределение нагрузки, таким образом, обеспечит наибольшую эффективность работы на всех рабочих местах. DocuWare выполняет эту задачу, неизменно применяя одни и те же компоненты и функции как для отдельных рабочих мест, так и для распределённых групповых решений. В результате, администрирование остается простым и прозрачным, даже когда система расширяется до включения новых департаментов и рабочих мест.

Безопасность

Сама по себе основная структура системы DocuWare предполагает высокий уровень защиты от несанкционированного доступа. DocuWare применяет алгоритм аутентификации “билет-разрешение-билет“. Идентификация отдельных пользователей, как через регистрацию в системе DocuWare, так и при автоматической регистрации пользователя Windows (единое предъявление пароля при входе в систему), абсолютно безопасна. Возможно получить дополнительные защитные функции, обеспечивающие безопасность высокочувствительных документов от несанкционированного доступа даже системных администраторов.
 

Дополнительные модули

Система управления документооборотом может быть интегрирована в действующую ИТ среду. Система DocuWare обеспечивает оптимальный обмен данными и документами со сторонними системами при минимальном администрировании. Оптимальная интеграция в пользовательскую среду достигается благодаря многочисленным дополнительным модулям помимо множества стандартных функций системы DocuWare. Данные модули дают возможность выполнять настройку системы в соответствии с индивидуальными требованиями.

    CONTENT-FOLDER

Модуль CONTENT-FOLDER управляет электронным документооборотом, объединяя и распределяя сохраненные документы в виртуальные рабочие папки. Списки задач формируются и присваиваются сотрудникам; легко и достоверно контролируется срок окончания работы.

    LINK

Модуль LINK выполняет полную интеграцию архивных документов в существующие программы. В приложениях Windows модуль LINK выводит на экран соединенные ссылкой архивные документы нажатием кнопки или копирует условия поиска в систему DocuWare, все действия производятся без дополнительного программирования.

    RECOGNITION

Модуль RECOGNITION считывает штрих-коды и текст со сканированных документов при помощи технологии оптического распознавания символов. Данная информация импортируется в определенные по умолчанию поля базы данных для автоматического индексирования документов.

    REQUEST

Модуль DocuWare REQUEST делает укомплектованные файл-кабинеты или выборочные документы доступными на CD/DVD дисках. При необходимости, вы можете добавить удобные поисковые функции, а также программы просмотра и/или редактирования для различных форматов файла. Чтение документов может осуществляться без участия системы DocuWare Client.

    ACTIVE IMPORT

Модуль ACTIVE IMPORT отслеживает папки файловой или почтовой системы и импортирует хранящиеся там файлы в корзины или файл-кабинеты системы DocuWare. Документы автоматически индексируются.
ACTIVE IMPORT допускает интегрирование многофункциональных устройств в систему DocuWare и поддерживает программы Microsoft Outlook и Exchange, также как и другие интерфейсы почтовых систем (MAPI).

    SDK

Мощные программные интерфейсы приложения (API) и автоматизация связывания и встраивания объектов (OLE) предоставляют возможность контролировать основные функции системы DocuWare из других приложений (инструментарий для C и VB, интерфейс TOOLKIT.NET и GAPI для C# и VB.NET).

    CONNECT to SAP

Интерфейс модуля CONNECT to SAP сертифицирован компанией SAP. Система DocuWare расширила SAP, дополнив его функциями для архивации документов и данных. DocuWare может обеспечить доступ к документам и легко интегрировать функции сканирования сторонних провайдеров даже в условиях отсутствия SAP.

    CONNECT to Notes

Система DocuWare выполняет импорт почтовых сообщений и документов из Lotus Notes и архивирует их при помощи добавочного модуля CONNECT to Notes. Они сортируются и индексируются в автоматическом режиме, используя информацию электронной почты, такую как отправитель и получатель. И наоборот, DocuWare отправляет отсканированные и сохраненные документы для последующей обработки в Lotus Notes.
 

    COLD/READ

Модуль COLD/READ читает и сохраняет файлы спулинга счетов-фактур, накладных, выписок со счета, и регистров, сформированных для печати посредством систем обработки данных. Данные воспроизводятся в исходной форме благодаря наложению форм и заголовков.

    AUTOINDEX

Модуль AUTOINDEX импортирует информацию из других приложений, таких как программ финансового учета, и отправляет ее в файл-кабинет в качестве индексных  значений и условий для поиска документов.