Вопрос - ответ

ФОРМАТЫ

1. Могу ли я сохранять оригинальные форматы данных?
- Да, Вы можете сохранять любые данные. Например, Вы можете сохранять и хранить  в DocuWare  файлы Word и AutoCAD.

2. Хранение  AutoCAD файлов в DocuWare.
- Конвертируются ли файлы в TIFF формат автоматически?
- Нет, данные сохраняются в оригинальном формате.

3. Нужно ли иметь программное обеспечение, в котором создавался оригинальный файл, чтобы просмотреть сохраненные документы?
- Нет, Вы можете посмотреть все форматы файло, которые сохранены в программе просмотра DocuWare в любое время, даже без установки оригинальной прикладной программы.

4. Могу ли я продолжить редактирование и изменение сохраненных файлов в их оригинальном формате?
- Да, Вы можете редактировать файлы в оригинальном приложении, если у вас есть необходимые полномочия.

5. Почему документы сохраняются в TIFF формате?
- TIFF читается любым пользователем Windows. TIFF полностью соответствует оригинальному документу. TIFF также является форматом с наибольшим жизненным циклом. Эксперты утверждают, что TIFF файлы можно будет прочитать через 50 лет. Лаборатория европейского рынка рекомендуют растровые форматы для долгосрочного хранения, т.к. данные  легко могут конвертироваться, но не могут модифицироваться.

6. Могу я также создавать PDF файлы?
- Да, конечно вы можете управлять PDF файлами в DocuWare. У Вас есть PDF драйвер, Вы можете создавать и сохранять их в DW, хоть и нет особого смысла использовать PDF формат для сканированных файлов. Обычно, TIFF файлы просто встраиваются в оболочку PDF. Это только делает файл больше и, что более важно, содержание документа уже становится недоступно для OCR. Это означает, что эти документы не будут найдены при полнотекстовом поиске, и текст поиска не будет выделяться.
7. Разве текст в формате TIFF не является гораздо большим по объему?
- Нет, средний размер страницы А4  немецкого стандарта DIN -  всего 50 КБ, т.к. TIFF формат использует сжатие. В результате Вы можете разместить 12 000 страниц на одном CD.
8. Можно ли редактировать текст TIFF файлов в Word?
- Да, если конвертировать их обратно в текст при помощи OCR и буфера обмена, но Вы потеряете форматирование текста.

ФУНКЦИИ 
9. Имеет ли DocuWare управление версионностью?
- Да. Можно управлять версиями. Документы могут извлекаться из файл-кабинета. Затем извлеченный документ находится в корзине. Пользователь может его там редактировать, а затем отправлять обратно в файл-кабинет как новую версию. Это делается просто путем создания номера новой версии. Внутри файл-кабинета документ ещё раз защищается от будущих редакций.
10.  Могу я централизованно (в одном месте) создавать документы, а затем их распределять?
- Да, можете. Вы также можете проанализировать кто и когда создал какой документ. Далее документы могут распределяться для дальнейшего редактирования при помощи функции workflow.
11.  Должен ли я сохранять мои e-mail адреса в DW и в Outlook?
- Нет, DW использует  Outlook как свою почтовую систему: Вы можете посылать сообщения прямо из DW через Outlook.
12.  Могу ли я хранить мейлы в DW или лучше использовать специальный почтовый архив?
- Вы можете хранить мейлы в DW. Но, чтобы  избежать информационных островов, хорошо хранить мейлы в общем документном хранилище вместе с другими документами и файлами.
13. Могу я найти нужный документ с помощью полнотекстового поиска?
- Да, DW использует полнотекстовое индексирование и извлечение документа. Полнотекстовый поиск происходит через поисковый диалог (полнотекстовое поле). Слова, которые были обнаружены, выделяются в документе при просмотре  - даже  в отсканированных бумажных документах.

14. Могу я передать документы сотрудникам, которые не находятся в сети? 
а)  Да, DW дает Вам возможность создавать так называемые
«автономные файл-кабинеты». Документы записываются на CD вместе с базой данных файл-кабинета. Этот CD можно прочитать с любого ПК. Не требуется никаких дополнительных лицензионных затрат.
б) DW  может инсталлироваться  мобильному клиенту в так называемом режиме «одного пользователя». Это позволяет копировать (тиражировать) и синхронизировать файл-кабинеты.
15. Содержит ли DW что-то типа штампа получения?
- Да, Вы можете создать целый спектр различных штампов в DW.

ТРЕБОВАНИЯ ХРАНЕНИЯ 
16.  Надо ли  также хранить бумажные  документы?
- Да, для аудита компании налоговыми органами (по нашим законам) это делать надо. В других случаях, может возникнуть необходимость сохранять некоторые оригиналы. Однако, это действительно бывает нужно только в отдельных случаях, но в принципе, это означает, что Вам не надо тратить часы на сортировку и подшивку (хранение) этих документов вручную. Вам предлагается быстрый и простой доступ к электронной копии любого документа в Вашей ежедневной работе.

 

ВЫГОДА

18.  Не происходит ли быстрее сохранение бумажных документов?
- Нет. Передовые технологии автоматического хранения DocuWare намного ускоряют этот процесс по сравнению с бумажными документами. Только в лучшем случае  (при отлаженном процессе), процесс сохранения бумажных документов может  происходить  также быстро, как сохранение в DW.
19.  Не быстрее  ли поискать  в папке – особенно документы с большим количеством страниц?
- Нет. У DW очень большая производительность. В сущности, поисковая функция -  очень сильная сторона системы DW. Даже документы с сотнями страниц отображаются в течение секунд, поэтому пользователь может просматривать документ без всяких проволочек.
20.  Каково качество хранящихся документов в сравнении с распечаткой из оригинальной программы?
- Качество отличное. Вы даже не догадаетесь,  был  ли документ распечатан из Word или из DocuWare.
21.  Как долго надо обучать пользователей?
- Все пользователи отмечают, что DW имеет очень простой и интуитивный интерфейс. Обучение пользователей займет всего несколько часов.

ТЕХНИЧЕСКИЕ ДАННЫЕ 

22. Какие  существуют аппаратные требования  к  DocuWare? Нужно ли устанавливать DW на каждую рабочую станцию?
- Требования гораздо ниже, чем для последнего Microsoft Office или Windows версий – см.. Также  в  DW существует Web клиент, который может использоваться через любой интернет браузер. Это не требует инсталляции на рабочую станцию.
23. Работает ли DW на  Terminal Server   или  Citrix Metaframe Server?
- DW  работает на обоих серверах.
24. Будет ли DW  работать на виртуальной машине VMWare или MS Virtual PC?
- Да, DW может работать на виртуальной машине.
26. Насколько большого размера  м.б. файл- кабинет?
- Во всех серверных версиях, кроме DW Business, размер  файл-кабинета ограничен  только аппаратными ресурсами, а в DW Business размер файл-кабинета ограничен 4,0 GB, но Вы можете создавать столько файл-кабинетов, сколько хотите. В DocuWare 5 файл-кабинет может содержать  более  4х миллиардов документов.

БЕЗОПАСНОСТЬ

27. Не проще ли подделать документы, которые хранятся в электронном виде?
- Нет, DW использует дополнительную проверку, которая обеспечивает высокую степень безопасности. Документы могут быть защищены ЭЦП или штампом с датой. Это делает практически  невозможным тайно вносить изменения в сохраненные документы. Вы также можете использовать настройки для защиты сохраненных документов от изменений.
28.  Что произойдет, если будет разрушена база данных?
- Разрушенная база в  DocuWare быстро восстанавливается, потому что система сохраняет копию информации, которая нужна по документам. Это делает систему DW особенно безопасной.
29. Любой человек может просматривать любые документы?
- Нет,  в DW существует система распределения прав, поэтому каждый пользователь может  иметь доступ к определенным функциям и может видеть только те документы, на которые у него есть права.
30. Может ли администратор видеть все документы?
- Нет, Вы можете зашифровать документы и сохранить их в особо секретном  файл-кабинете.  Также, даже  администратор  имеет доступ к документам только через DW. Но если например, у администратора нет таких прав  в DW, то он также не сможет извлечь и  увидеть этих документы.
31. Запротоколирован ли доступ к документам?
- Все действия пользователей и администраторов могут протоколироваться в DW. Вы можете легко определить, что должно протоколироваться в Администраторе.

ИНТЕГРАЦИЯ

32.  Могу ли я сохранять документы из любого приложения Windows в DocuWare?
- Да,  DocuWare интегрируется в любое приложение Windows благодаря функции TIFFMAKER. В DocuWare Вы можете сохранять любой файловый формат простым «перетаскиванием» (drag and drop) или через функцию импорта.
33. Можно ли перенести из Microsoft Windows 2000 или WIN XP пользователей и права в DocuWare?
-Да, DocuWare 5 может автоматически синхронизировать группы пользователей с доменом Windows 2000/XP(LDAP, Active Directory).