Возможности системы

Интегрированное  Управление Документооборотом

DocuWare 5 – современное программное обеспечение интегрированного управления документооборотом. Система  автоматически может работать с любым  документом, независимо от его типа или источника, а  система внутреннего контроля позволяет отвечать всем техническим требованиям и требованиям современной отчетности. DocuWare 5 импортирует документы, классифицирует их, добавляет полнотекстовый индекс  и делает их доступными для дальнейшего  процесса обработки.

Дополнительные функции организации ведения записей обеспечивают безопасный, контролируемый  и  протоколируемый доступ. Расширенный и усовершенствованный  за счет дополнительных функций, управления Web  контентом и универсальными  функциями интегрирования, DocuWare 5 обеспечивает мощную ECM (управление информацией предприятия) функциональность , которая дает возможность распространения по всему предприятию.

DocuWare 5 предлагает комфорт и безопасность. Даже на самых требовательных пользователей произведут впечатление не только обширные функциональные возможности, но и  удобства для пользователя и  простота администрирования. Всё это  вместе с огромными интеграционными возможностями и максимальной безопасностью, делает DocuWare 5  продуктом, способным в будущем  развиваться и изменяться вместе с новыми требованиями.

Импорт документов

Приемлемость и эффективность системы  электронного документооборота во многом  зависит  от быстроты и простоты, с которой  разные документы из разных источников импортируются в систему. Основной принцип  DocuWare 5 базируется  на  обычных офисных документах, которые попадают  в  электронные поддоны или корзины, скрепляются и сортируются. Затем они складываются на хранение в файл-кабинетах. Файл-кабинеты представляют собой  документо-накопители, которые содержат  всю информацию для доступа и контроля за документооборотом в сети системы. DocuWare  имеет эффективные функции импорта, с опциями, которые обеспечивают автоматическое распределение различных  документов по нужным  местам согласно сортировке.

Бумажные документы

Письма, деловые бумаги, журналы регистрации, рисунки, заметки и другие печатные документы импортируются в основном с использованием сканеров различных типов. DocuWare интегрирует множество оргтехники от средств управления простыми рабочими станциями до новейших  высококачественных сканеров. Подобным образом, сетевые сканеры и МФУ(цифровые копиры) могут напрямую интегрироваться в систему DocuWare без всякого дополнительного ПО. Однажды отсканированные документы складываются в корзины DocuWare для последующей обработки или для хранения в файловых кабинетах. Одна опция выбирает данные из документа , используя OCR или распознавание штрих-кода во время сканирования и затем использует эти данные для автоматической сортировки, индексирования и хранения документов в файловых кабинетах. Дополнительно, DocuWare поддерживает все основные программы импорта и вычисления через универсальные интерфейсы.

MS Office, CAD, и другие  PC файлы

DocuWare предлагает несколько способов импортирования файлов. Перетаскивание их в корзины DocuWare при помощи мыши или с использованием меню Импорта. DocuWare  мониторит любую папку в файловой системе и может импортировать  недавно сохраненные там файлы либо в корзины, либо прямо в файл-кабинеты. Вся файловая информация может быть использована для распределения файлов по категориям и для их индексирования. Эта информация  вводится автоматически или вручную и хранится с файлами. В DocuWare есть специальное встраиваемое дополнительное устройство для приложений Microsoft Office, с помощью которых документы переводятся из Word, Excel или  PowerPoint в корзины  DocuWare или в файл-кабинеты. Такие же функции предлагаются сторонними провайдерами для других прикладных программ.
Инструментальный набор  DocuWare так же упрощает процесс интеграции ваших функций хранения. Все файлы импортируются без изменений в оригинальном формате. DocuWare позволяет установить какая программа используется для просмотра, а какая для редактирования файлов различного типа. По умолчанию, DocuWare  показывает документы в своей  собственной программе просмотра и использует установки операционной системы для редактирования.  Альтернативно,  документы могут архивироваться через печать  с помощью функции TIFFMAKER. Печать из оригинального приложения с использованием TIFFMAKER генерит правильные  и неизменные TIFF и  PNG образы из печатного потока данных и сохраняет их в файл-кабинетах  DocuWare.  В случаях с документами одного типа, например цитаты или  протокола, категория и индекс  читаются прямо из документа и используются для автоматического сохранения документа.

Управление Отчетностью  Предприятия

DocuWare может интегрироваться в любое бизнес –решение посредством универсальных функций и интерфейсов. Внутренние документы, такие как исходящие инвойсы(счета), журналы, бухгалтерские книги, отчеты и другие бумаги архивируются DocuWare полностью  автоматически. Они импортируются  либо путем использования печатного  потока  данных операционной системы  Windows  и  TIFFMAKER или импортированием файлов подкачки данных из  окружения компьютера с использованием  модуля COLD/READ.  Печатные данные хранятся в индивидуальных документах, а индексные данные извлекаются и хранятся в файл-кабинете. Факультативно, DocuWare может также штамповать формы и бланки.  Существующие  данные, или данные, которые могут быть использованы в будущем  для доступа  импортируются  DocuWare автоматически. Если данные  понадобятся позже оригинальной системе или  для  инструмента анализа, DocuWare экспортирует их в  оригинальном формате с оригинальным файловым названием. DocuWare так же предлагает специальные модули для бесшовной интеграции SAP R/3 продукта и доступа  к R/3 документам, даже без использования SAP системы. Также обеспечиваются сертифицированные интерфейсы  Navision и многих других  ERP(планирование и управление ресурсами предприятий) систем.

Электронная почта

Постоянно  возрастающий объем эл. почты также может быть сохранен.  DocuWare  сохраняет почту либо в отдельном хранилище эл.почты или вместе  с тематически похожими документами на базе общего критерия. DocuWare может импортировать эл. почту из  Microsoft Outlook и  Exchange, а также  факультативно из Lotus Notes/Domino.Отправитель, получатель, дата, теме и другая информация эл. почты используется для автоматической индексации. Имена людей и названия компаний дополняются информацией из адресных книг и других баз данных. Архивное хранение может происходить либо полностью автоматически либо с подтверждением и/или поправкой пользователя.

DocuWare 5 – организованное и надежное хранение

DocuWare складывает все документы, независимо от их происхождения в одном и том же хранилище документов  -  «файл-кабинете» - в соответствии со стандартными критериями. Это относится к к деловым документам (либо отсканированным, либо созданным в вашей системе), корреспонденции, рисункам, образам и любому типу документации, в том числе  эл. почта и файлы Microsoft Office.

Открытые стандарты для документов и  индексируемых данных

Файлы документов сохраняются  в файл кабинете либо в своем оригинальном формате или  как образы в формате TIFF или PNG используя  драйвер принтера TIFFMAKER, который идёт в стандарте  DocuWare. Для каждого документного файла сохраняется метафайл в формате XML. Он записывает разметки, электронные печати, подписи и дубликаты индексируемых данных для каждого документа. Основное место хранения  индексируемых данных – реляционная база данных, связанная с файлами документов. Это подтверждает, что все документы могут быть легко извлекаться и дополняться полнотекстовым индексом если требуется.

Автоматическое хранение данных

DocuWare предлагает различные варианты автоматической интеграции индексных данных из внешних источников таких как текстовые файлы, базы данных и адресные книги, что помогает правильной индексации.  Некоторые из этих опций являются стандартными свойствами, а другие  требуют дополнительных модулей.

Системы хранения по запросу

Файл-кабинеты DocuWare сохраняют документы в течение их жизненного цикла: с момента их импортирования или создания, через редактирование и обработку до требования сохранить запись. Поддерживаются все основные технологии хранения: на простом жестком диске или  RAID системы, CD, DVD и WORM в ручном режиме или с применением роботизированных библиотек ,  плюс  такие ассоциативные адресные запоминающие устройства как CAS и решения на базе архитектуры "сервер-хранилище данных" SAN.  Интегрированное Иерархическое Управление Хранением (HSM) обеспечивает  автоматическое распределение документов в наиболее подходящий носитель хранения в соответствии с их текущим статусом, например, насколько часто к ним обращаются или на базе юридических (законных) ограничений (требований).

Автономные файл кабинеты

Все или выбранные документы в файл кабинете могут читаться с CD или DVD, при этом не надо быть клиентом DocuWare и не требуется установление специального ПО на компьютере пользователя, чтобы показать документы. Это позволяет  легко распространять каталоги, списки и технические рисунки  на CD/DVD  по покупателям и вендорам,  у которых нет инсталлированной системы DocuWare.

DocuWare 5 – поиск документов

Приемлемость Системы управления документами зависит в основном от того, как быстро она находит информацию, которая вам нужна. DocuWare делает поиск простым и удобным: условия поиска могут задаваться  полностью, частично, комбинированно или выборочно из списка. Поиск по категориям или полнотекстовый поиски могут комбинироваться. Какой бы метод вы не использовали, результат вы получаете в течение нескольких секунд, в списке, который вы можете дальше сортировать по своему усмотрению. Файл кабинеты так же могут быть показаны в структуре иерархического дерева.

Полнотекстовый поиск

Возможность полнотекстового поиска DocuWare может комбинироваться со всеми поддерживаемыми системами баз данных. Дополнительно, эта опция может извлекать текст  из любого сканированного документа. Полнотекстовый поиск так же позволяет использование группового символа перед и/или после текста, например «*хранение».  Случаи нахождения в тексте выделены цветом в программе просмотра DocuWare.

Поиск  по определенному заданию и  профили хранения

Администраторы могут централизованно определять различные поиски и сохранять диалоги меню так же как листы результатов в один файл кабинет или в нескольких файл кабинетах. Эти диалоги определяют какие поля доступны для ввода информации и которые могут инициализировать значения по умолчанию. Разные диалоги могут быть назначены индивидуальным пользователям или ролям.  Пользователи работают либо с нужным  для определенных целей диалогом, либо выбирают нужный диалог для определенного файл кабинета из списка в основном окне. Это очень удобно для документов, к которым нужен регулярный доступ  или для типов документов таких как контракты или журналы, которые должны складываться в определенном порядке.

Интеграция в другие программы

Документы  в  DocuWare могут быть доступны и показаны напрямую из других приложений. DocuWare  предоставляет несколько опций для этого, включая LINK модуль, который может конфигурироваться с использованием меню, набор разработчика ПО (SDK) для  С, СОМ и .NET интерфейсов, интеграция просмотра и  SAP интерфейса.  Другие специфические интерфейсы ERP решений поддерживаются компаниями партнерами.

 

DocuWare 5 – редактирование  документов

DocuWare обеспечивает  многочисленные редакционные опции для работы с «живыми» документами.

Управление версиями
Документы, хранящиеся  в DocuWare всегда могут редактироваться программой, которая  создала  их, если они сохранены в оригинальном формате.  В зависимости от настроек Вашего профиля, это происходит либо прямо в файл кабинете либо после того как документ был выгружен. Когда документы выгружаются, версия в файл кабинете блокируется  для редактирования другими пользователя, а при возврате документа создается его новая версия в файл- кабинете. Предыдущая версия сохраняется с целью контроля и отслеживания.

Разметка, комментарии и постановка штампов

Программа просмотра DocuWare имеет мощные инструменты редактирования документов. Вы можете добавлять заметки по тексту и комментарии, маркировки, выделять текст и ставить печати в документах практически любого формата. Сами документы остаются неизменными. Все элементы вводятся как наложения  и сохраняются отдельно. Печати (штампы) ставятся для блокировки и разблокировки документов и для интегрирования  электронных подписей.  А если у Вас планшетный PC, Вы можете легко вводить рукописные заметки и подписи.

DocuWare 5 – Конфигурация

DocuWare  известно простотой инсталляции и системы администрирования. Так же  возросло количество функций по сравнению с предыдущими версиями. Это же относится и к  версии DocuWare 5. Простота – это залог того, что люди  действительно  смогут использовать  множество функций управления документооборотом.

Структура  будущего

DocuWare 5 имеет многоярусную структуру, которая четко подразделяет клиента, сервер  и  инфраструктурные компоненты. И клиент- пользователь и администратор клиент используют TCP/IP  для доступа к  серверам Аутентификации, Содержания и Автоматизации делопроизводства посредством коммуникационного канала. Со своей стороны, эти серверные модули DocuWare соединяются напрямую с системой хранения, базами данных и директориями пользователей. Это создает условия максимальной безопасности для системы, которая может очень просто расширяться.

Центральный административный набор программ

Всё администрирование, от доступности сервера до администрирования пользователей, от администрирования файл кабинетов до настройки автоматизации документооборота, всё делается   из единого центра администрирования  DocuWare .
Даже удаленные серверы и пользователи управляются из этого центра. С версией
сервера ENTERPRISE  Вы можете  так же настраивать и управлять несколькими организациями внутри одной системы – очень удобно для ведения многочисленных клиентов в компьютерном центре.

Расширяемость (масштабируемость)

Если у Вас большое количество пользователей, Вы можете распределить  серверные модули  DocuWare по нескольким компьютерам. Распределяя нагрузку таким образом вы получаете высокую производельность на всех рабочих станциях. 
Это достигается тем, что DocuWare всегда использует одни и те же компоненты и функции и на отдельных  единичных рабочих станциях и для решений по распределенной группе. В результате, администрирование остается простым и прозрачным, даже если система расширяется за счет прибавления новых департаментов и мест расположений.

Безопасность

Сама базовая  архитектура (структура) обеспечивает высокий уровень защиты от неавторизованного доступа к данным. DocuWare использует процедуру аутентификации “Ticket-Granting-Ticket“. Идентификация каждого клиента через регистрационную систему  DocuWare и по предъявлении пароля с автоматической  аутентификацией абсолютно безопасна. А если Вы используете версию сервера ENTERPRISE, Вы получаете дополнительные функции безопасности, которые защищают высокочувствительные документы  от доступа  даже системных администраторов. Экстра защита от  манипуляций обеспечивается  регистрацией всех  изменений в системе в подробностях. DocuWare так же эффективно защищает Вас от потери данных: все индексируемые данные при хранении  имеют дубликаты, один экземпляр в базе данных и второй – в документных метафайлах XML. Это дает возможность восстановления базы данных при необходимости. В зависимости от сценария реализации, документные файлы сохраняются при помощи стандартных инструментов документного копирования или дублируются собственными инструментами  DocuWare.

DocuWare 5 – Варианты Серверов

DocuWare 5  доступен в трех различных  вариантах. Варианты различаются по своему набору функций и разработаны с учетом различных бизнес требований.
Естественно, все три варианта гарантируют  удобные  и  комплексные(всеобъемлющие)  черты современного управления документооборотом, таких как : сканирование, индексирование, архивное хранение, извлечение, просмотр и редактирование, печать и рассылка бумаг и компьютерных документов включены в базовый комплект функций. Компетентная  Электронная Подпись, простое администрирование инсталляции, плюс  удобный для пользователя файл кабинет и эксклюзивный доступ через DocuWare, так же как  и интегрированный полнотекстовый поиск поддерживаются всеми вариантами серверов

БИЗНЕС сервер

БИЗНЕС сервер оптимизирован для использования в маленьких компаниях, ограниченных одним местом расположения. БИЗНЕС сервер предоставляет все основные функции  требуемые от функциональной системы документооборота.

PROFESSIONAL сервер

PROFESSIONAL сервер -  это идеальная  платформа для малого и среднего бизнеса и департаментных решений большого предприятия. Среди важных  дополнительных функций в сравнении с  BUSINESS сервером такие как  синхронизация  файл кабинетов, интеграция  LDAP, Active Directory и  доменные директории, а так же опция по расширению функционала через дополнительные модули.

ENTERPRISE сервер

Объем  функций ещё более расширен в варианте ENTERPRISE сервер,  который отвечает самым высоким стандартам безопасности данных и  защитой от их потери.
Несколько серверов могут соединяться между собой, а эффективное выравнивание (балансирование) нагрузки позволяет перераспределять нагрузку между всеми серверами. ENTERPRISE сервер удовлетворяет самые строгие требования безопасности с опцией хранения документов в зашифрованном виде и переходом на более высокий уровень безопасности.

СВОЙСТВА

Функции
Функции отмеченные звездочкой * доступны только при использовании ENTERPRISE сервера. Все остальные функции могут быть  использованы с PROFESSIONAL и с ENTERPRISE серверами.

Сбор документов

TIFFMAKER

• Драйвер принтера  Windows для конвертирования документов из приложений Windows в неизменяемые графические файловые форматы;
• Может использоваться в сочетании с существующими драйверами принтеров, даёт возможность автоматического хранения данных во время обычной печати или передачи информации по факсу;
• Дополнительное иерархическое представление отсканированных  фирменных бланков, инвойсов и т.д.;
• Дополнительное иерархическое представление отсканированных  фирменных бланков, инвойсов и т.д.;
• Прямое сохранение в файл кабинеты DocuWare;
• Автоматическое извлечение индексных критериев из документа.

Редактирование  Документов

• Маркировка и снабжение примечаниями документов с наложениями;
• Текстовые фрагменты могут выделяться  при помощи круга или прямоугольника любого выбранного цвета, прозрачного или непрозрачного вида;
• Рукописные записи и рисунки  с помощью  мыши или ручки - преобразователя для планшетного ПК с подбором цвета и толщины линий;
• Функция маркировки текста по щелчку мыши или при помощи ручки-преобразователя для планшетного ПК;
• Функция маркировки текста по щелчку мыши или при помощи ручки-преобразователя для планшетного ПК;
• Заметки и текст могут быть расположены в любом месте, шрифт, размеры шрифта и цвет могут изменяться;
• Могут различаться пять уровней наложений (каждый может существовать отдельно от другого);
• Дополнительные печатные наложения;
• Отсканированные документы всегда остаются «подлинными», т.е. неизменными, безо всяких вмешательств;
• Опция: объединение комментариев с документами;
• Опция: автоматическое объединение наложений с документом во время экспорта (графические форматы);
• Могут быть приложены звуковые примечания;
• Управление версией: кнопка проверки для документа запертым в файл кабинете;
• Прямое редактирование документов в файл кабинете;
• Извлечение текста из графических документов с помощью OCR; копирования в буфер обмена или ввода в диалог хранения;
• Штрих-коды: читаются прямо из документа, копируются в буфер обмена или вводятся в диалог хранения.

Проставление штампов документов 

• Изготовление на заказ  персональных и  общих печатей, например с отсканированной подписью,  указанием даты, времени и ID пользователя;
• Назначение штампов пользователям  и  профилям;
• Штампы с рукописными подписями для планшетных  ПК; максимальная безопасность посредством хранения биометрической информации;
• Автоматическое обновление до пяти выборочных индексных атрибутов к документу;
• Подгонка штампов с помощью добавления полей формы: ввод разнообразной информации при  проставлении штампов ( включая использование фиксированных и  внешних выборочных списков);
• Ускорение технологического процесса:опция автоматического закрытия  программы просмотра после проставления штампа;
• Использование штампов как для отсканированных документов, так и для Microsoft Office, PDF и других файловых форматов.

Электронные Подписи

 

 Простые, Расширенные и Электронные Подписи Специального Назначения;

 

• Простые, Расширенные и Электронные Подписи Специального Назначения;
• Электронные Штампы Времени;
• Поддержка  большого количества  подписей: автоматическое расположение штампов с подписью для всех документов корзины, например для сканированных документов,дополнительный контроль качества посредством просмотра каждого  X  документа;
• Подпись добавляется  проставлением штампа; никакого другого взаимодействия пользователя не нужно  клиенту DocuWare;
• Простая интеграция  внешней Службы Временной Печати для создания подписей;
• Клиентское  задание содержания подписи (например, текущая страница, текущая страница с наложением, документ, документ  и наложения, и т.д.);
• Типы подписей: установка требований для использования штампов; фильтрование лиц с правом доступа;
• Внутри системы существует проверка/верификация подписи.

Организация Документов в Корзине

• Электронные корзины для входящих документов временно  хранят сканированные или импортированные документы;
• Предварительная сортировка документов путем перемещения и копирования  с использованием  технологии  drag & drop;
• Скрепление  для создания многостраничных документов/ разделение;
• Показ документов в виде отдельных листов или сильно уменьшенного изображения;
• Выбор цвета корзины;
• Автоповорот: правильное расположение перевернутых/перекошенных документов;
• Экспорт документов из корзины;

Показ Документов

• Показ  сгенерированных  компьютерных  файлов либо при помощи  программы просмотра DocuWare, или оригинальной программы, или программы просмотра по выбору;
• Поддержка всех обычных файловых форматов;
• Показ разных файловых форматов в соответствии с логическим шаблоном документа для архивирования эл. почты с приложениями;
• Три параллельных окна просмотра;
• Распечатка непосредственно с дисплея, включая выбранные участки;
• Копирование выбранных участков в буфер обмена Windows как образов или текстов (с интегрированными OCR) и вставка их в другие приложения;
• Конвертирование сканированных документов в другие форматы, например BMP;
• Обращение непосредственно внутри программы просмотра  к следующему или предыдущему  документу из списка результатов или корзины.

Хранение  Документов

• Индексные слова могут быть введены с использованием настраиваемых диалогов хранения;
• Поддержка ввода с использованием  диалогов полей;
• Проверка индексных условий на достоверность и правильность;
• Вместимость: более 4 биллионов документов в каждом файл кабинете;
• Управление отсканированными документами, COLD дата, PC файлы и эл. почта в общем файл кабинете;
• Опция: хранение файлов и ссылок вместо копий файлов;
• Опция: хранение сжатых файлов*;
• Опция: хранение зашифрованных файлов с интегрированием AES и RSA процедур;*
• Быстрое индексирование благодаря пре-индексированию в корзине;
• Адаптация  условий поиска  хранящихся документов во время периода хранения;
• Выбор списков ранее введенных условий для каждого поля базы данных;
• Установленные(фиксированные)  списки выбора для определенных полей для обеспечения  единой структуры классификации;
• Внешние выборочные списки с условиями классификации, взятыми из внешних файлов или баз данных;
• Автоматическое хранение преиндексированных документов в пакетном режиме;
• Вместимость  отсканированных документов: на CD - 12,000 approx., на  DVD - 88,000 approx.