Connect to SAP

CONNECT to SAP

Реализация цифровой архивации для SAP с помощью DocuWare

CONNECT to SAP соединяет DocuWare с модулем SAP ArchiveLink, интегрированным в SAP NetWeaver, посредс¬твом сертифицированного интерфейса. Поддерживаются все виды документов и стратегии архивации SAP, а также архивация данных SAP

Архитектура продукта

Модуль установки CONNECT to SAP интегрирован в программу установки DocuWare и может быть запущен просто и быстро с помощью нескольких щелчков мыши. Модуль обладает всеми преимуществами архитектуры DocuWare и может запускаться как самостоятельное приложение. Он устанавливается немедленно и не требует для работы никаких других приложений или реализаций. Все, что требуется для подготовки картотеки документов DocuWare к получению документов от SAP - выполнить настройки в центральном модуле администрирования DocuWare. Здесь же можно определить конфигурацию для HTTP-сервера SAP и переноса штрихового кода SAP Все продукты баз данных, поддерживаемые DocuWare (MSSQL, MySQL и Oracle) могут использоваться для сохранения и управления документами.

Доступ к документам без использования SAP

Все авторизованные клиенты DocuWare могут получить доступ к документам и данным из SAP. Дополнительные атрибуты упрощают поиск. В модуле администрирования DocuWare можно также создать автономные картотеки документов на CD/DVD с документами, релевантными SAP. Это позволяет находить документы непосредственно в картотеке документов на CD/DVD, без необходимости устанавливать дополнительное программное обеспечение. Доступ с помощью веб-браузера в Интернет/Интранет также легко конфигурируется.

Типовые сценарии

Взаимодействие между DocuWare и SAP охватывает и входящие документы и документы, созданные в SAP. Продукты CONNECT поддерживают архивацию документов в SAP для следующих стратегий архивации (сценариев архивации):

• Входящие документы, основной сценарий (архивация с штрих-кодом после обработки в SAP)

1. Метка со штрих-кодом наклеивается на документ (например, на входящий счет).
2. Выполняется проверка счета и проводка документа в SAP.
3. SAP создает бизнес-объект и сохраняет штриховой код.
4. Документ сканируется, штриховой код считывается, документ архивируется в DocuWare.
5. DocuWare переносит таблицу с штриховым кодом и ид. документа в SAP.
6. SAP идентифицирует документ проводки и связывает его, посредством штрихового кода, с соответствующим документом DocuWare.
7. Пользователи могут в любое время получить доступ к соответствующему документу DocuWare непосредственно из бизнес-объекта.

Решение также поддерживает архивацию до обработки в SAP. При этом сначала входящий счет сканируется и архивируется в DocuWare, с использованием штрихового кода в качестве записи индекса. Затем он подтверждается и проводится в SAP, после чего создается бизнес-объект. Бизнес-объект связан с документом, архивированным в DocuWare, посредством таблицы штриховых кодов.

• SAP Business Workfow

CONNECT to SAP поддерживает архивацию с отложенным вводом, используя SAP Business Workfow. В этом случае сканируемый документ загружается и передается вместе с ид. документа SAP в DocuWare. В то время как один пользователь настраивает Business Workfow, другие могут, с помощью ид. документа SAP, получить доступ к документам, архивированным в DocuWare.

• Исходящие документы

1. Проводка и бизнес-объекты, например, заказы на поставку, создаются в SAP.
2. Заказ на поставку печатается на физическом принтере и параллельно, посредством виртуального принтера, сохраняется SAP ArchiveLink в картотеке документов DocuWare со специфическим ид. документа.
3. При обработке бизнес-объекта в SAP, этот особый ид. документа дает доступ к соответствующему документу, архивированному в DocuWare.

• Списки печати и архивация данных SAP

CONNECT to SAP поддерживает архивацию списков печати с гиперссылками, а также архивные данные модуля архивации данных SAP (данные REO).

Техническая реализация

• Компонент OLE

Компонент OLE делает возможным сканирование, просмотр, печать и архивацию документов. При необходимости сканирования документов на локальном ПК, можно вызвать диалог сканирования DocuWare непосредственно из интерфейса SAP. SAP управляет средством просмотра DocuWare посредством OLE-автоматизации, которая предоставляет возможность просмотра документов в программе просмотра DocuWare из приложения SAP.

• HTTP-сервер и HTTP-соедине-ния SAP

Два компонента – HTTP-сервер SAP и перенос штриховых кодов SAP – базируются на SAP ArchiveLink 4.5. SAP ArchiveLink может использоваться посредством KPro Content Management Service (CMS) с помощью интерфейса HTTP Content Server, содержащегося в этой программе. HTTP-сервер SAP связывается с репозитариями содержимого SAP ArchiveLink. SAP архивирует документы в DocuWare и запрашивает документы для просмотра через HTTP-сервер SAP. Каждому репозитарию содержимого присваивается четко определенная цель коммуникации. Чтобы позволить связываться с репозитариями содержимого более, чем одному HTTP-серверу SAP (например, тестовой системе и продуктивной системе), необходимо настроить HTTP-соединения в модуле администрирования DocuWare, причем каждое HTTP-соединение должно быть связано только с одним

репозитарием содержимого SAP. HTTP-соединения SAP образуют связь между HTTP-сервером SAP и репозитариями содержимого SAP. HTTP-сервер SAP может связывать¬ся с серверами DocuWare, используя механизмы защиты Windows (Kerberos, NTML, Negotiate) или SSL.

• Перенос штрихового кода SAP и удаленные соединения SAP

DocuWare поставляет в SAP таблицы со штриховыми кодами архивированных документов. Таблицы содержат как штриховые коды, так и идентификаторы соответствующих документов. Благодаря этому создаются ссылки между бизнес-объектами SAP и документами DocuWare, и поэтому можно получить доступ из SAP к документам, заархивированным в DocuWare. Таблица штриховых кодов создается в предварительно определенном потоке операций, которым управляет сервер потока операций DocuWare. Перенос выполняется через удаленное соединение SAP, которое соединяет сервер потока операций с репозитарием содержимого SAP-системы. При настройке предварительно определенного потока операций выбирается удаленное соединение SAP, которое соединяет DocuWare с репозитарием содержимого. Также можно установить фильтры для копирования в таблицу только штриховых кодов выбранных документов. Записи индексов документов, штриховые коды которых были перенесены, можно автоматически устанавливать на требуемое значение в конце процесса.

• Уровень картотеки

Картотеки, используемые для хранения документов из SAP, должны быть совместимы с SAP. Для этого просто необходимо активировать флажок в администрировании DocuWare. Для совместимой с SAP картотеки автоматически создаются специальные поля в базе данных. Поле сохраняет идентификатор документа SAP, который создается дополнительно к идентификатору документа DocuWare. Связь между бизнес-объектом в SAP и документом в DocuWare осуществляется че¬рез идентификатор документа SAP. Либо DocuWare создает идентификатор документа SAP и переносит его в SAP (для сценария "Входящие документы") либо наоборот: идентификатор документа создается SAP и переносится в DocuWare (для сценария "Сохранение для последующего ввода с помощью потока операций SAP" и для исходящих документов).

 Соединение компонентов CONNECT to SAP с SAP ArchiveLink

• Конфигурация и пользователь¬ская настройка SAP и интерфейса SAP ArchiveLink

• HTTP-сервер SAP: Windows 2000 SP4, Windows XP Professional SP1, Windows 2003 Server SP1; не требу¬ется серверная операционная сис¬тема; сервер или рабочая станция, 512 Мб RAM, рекомендуется 1Гб
• Версия интерфейса SAP ArchiveLink 4.5 или выше
• SAP R/3 4.5B или выше, с ком-понентами OLE с 4.6C
• Лицензия системы DocuWare 5 + лицензия на использование системы либо количество полных сетевых лицензий согласно числу пользователей SAP, которым необходим доступ к DocuWare
• Для распознавания штрихового кода: DocuWare RECOGNITION
• Для поиска индексирования с помощью слов: DocuWare AUTOINDEX и ABAP-программа для извлечения данных n Системные требования по DocuWare 5 и опциональным дополнительным модулям DocuWare
• RECOGNITION и AUTOINDEX приведены в отдельных таблицах данных

• Сохранение документов и присвоение их бизнес-объектам

• Поддержка стандартных сценариев штриховых кодов SAP для входящихдокументов
• Интеграция архивированных документов в сценарии SAP Business Workfow
• Сохранение и просмотр списков для печати
• Сохранение и просмотр архивных файлов из архивации данных SAP
• Перенос документов из SAP
• Полные функциональные возможности с версии SAP ArchiveLink 4.5
• Использование функциональных возможностей кэширование DocuWare
• Архивирование документов в исходном формате  

См. дополнительнуюинформацию на нашем веб-сайте www.docuware.com