Решения
Интеграция с программой «1С: Предприятие 8»
ПРИЧИНЫ: ПОЧЕМУ НУЖНА ИНТЕГРАЦИЯ
-
Потребность в документах сотрудников, не работающих с программой «1С: Предприятие 8»;
-
С электронной копией документа работать намного удобнее, чем с бумажным оригиналом, её легко копировать, распечатывать, пересылать по электронной почте, её также можно использовать в других документах;
-
Электронная копия не меняет свои характеристики со временем, а информация, хранящаяся в бумажном виде, имеет свойства приходить со временем в негодность;
-
Документ, выданный из архива для временного пользования, может быть безвозвратно утерян или искажен. В электронном архиве пользователь не имеет прямого доступа к исходному документу, он работает с копией;
-
При создании электронного архива документы систематизируются и структурируются, что способствует стандартизации и унификации процессов работы с документами;
-
Ни один носитель информации не даёт 100% гарантии сохранности информации от таких чрезвычайных ситуаций, как пожар, затопление и прочих чрезвычайных случаев. Только резервирование информации и хранение резервных копий в разных местах значительно снижает риск её потери. Резервирование электронного архива во много раз менее дорогостоящая операция чем, создание резервных бумажных копий обычного архива.
В результате внедрения нашего решения будет создан единый электронный архив всех документов, создающихся в программе «1С: Предприятие 8», с возможностью оперативного поиска необходимой информации, что позволит:
-
Повысить производительность труда сотрудников за счет сокращения времени на поиск и работу (в том числе согласование) с документами;
-
Работать с документами вне офиса с возможностью согласования их руководителем;
-
Осуществлять сбор документов со всех филиалов предприятия. Сокращение затрат на пересылку документов в головной офис;
-
Повысить уровень контроля наличия документов и доступа к ним;
-
Сократить потери и повреждения документов за счёт уменьшения потребности в подлинниках. Увеличится срок сохранности документов;
-
Снизить объём копировальных работ благодаря доступу к электронным образам документов;
-
Сэкономить рабочее время, затрачиваемое на предоставление другим сотрудникам оригиналов документов или данных этих документов. Сотрудники получат доступ к электронным образам документов;
-
Снизить финансовые затраты на помещения для хранения бумажных документов;
-
Автоматизировать процесс подготовки документов для уничтожения или передачи в архив.
ПРОЦЕСС: КАК ЭТО РАБОТАЕТ
Для интеграции разработана внешняя компонента, используется в программе «1С: Предприятие 8» непосредственно из встроенного языка. Для взаимодействия с компонентой используются свойства и методы создаваемого ей объекта. Также разработана динамическая библиотека, интегрируемая в DocuWare5.
Возможные сценарии работы
Работа с входящими документами 1С (например: счета, договора):
-
Пришедшие документы автоматически попадают в систему DocuWare5 (возможно распознавание и автоматическое индексирование документов), либо заносятся в ручном режиме;
-
В DocuWare5 документ согласовывается (проставление штампов на образе документа);
-
В 1С автоматически заносится информация о документе и результаты согласования;
-
Одновременно идет оповещение работника о согласовании документа;
-
В 1С, по нажатию кнопки, возможно ознакомление с текстом документа.
Работа с исходящими документами 1С (например: счета, авансовые отчеты):
-
Документ создается в 1С;
-
При печати документа в 1С автоматически (либо по нажатию кнопки) происходит сохранение и индексирование документа в DocuWare5;
-
Если по нажатию кнопки, то имеется возможность выбрать, отсканировать документ с дальнейшим сохранением и индексированием документа в DocuWare5;
-
Далее возможно согласование документа в DocuWare5;
-
В 1С, по нажатию кнопки, возможно ознакомление с текстом документа и отправка созданного документа по электронной почте.
Работа с образами документов осуществляется в привычном, для пользователей программы «1С: Предприятие 8», интерфейсе, без снижения производительности системы.